L’archiviazione ottica e la dematerializzazione dei documenti

Quali documenti possono essere digitalizzati?
Il documento informatico è oggi equiparato per legge a quello analogico. Di più: la normativa in vigore spinge all’archiviazione ottica anche dei documenti esistenti e in formato cartaceo.
Le fatture, i DDT, gli estratti conti bancari, la corrispondenza, i libri e i registri fiscali, i bilanci e le dichiarazioni dei redditi, i verbali e i documenti di natura tecnica possono tutti diventare oggetto di un processo di conservazione sostitutiva digitale.

Requisiti dell’archiviazione ottica
Come ogni procedimento dettato dalla legge, anche questo deve rispettare delle regole affinché il documento digitale conservi la stessa validità di quello originale.
In particolare, il processo di archiviazione digitale deve garantire:
 L’identificazione certa del soggetto che ha creato il documento
 L’identificazione dell’amministrazione (nel pubblico) o dell’area organizzativa (nel privato) di riferimento
 L’integrità del documento
 La leggibilità e la reperibilità delle informazioni identificative

Le fasi del processo di archiviazione digitale
Come detto, l’archiviazione ottica può intervenire su:
o Documento originariamente in versione cartacea; si procede in questo caso alla digitalizzazione (scansione), per crearne una copia informatica, in formato PDF o in un formato fotografico (con estensione TIFF, JPG, …). Nel caso si tratti di un documento originale unico, si dovrà provvedere all’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la corrispondenza tra il digitale e il cartaceo.
o Documento nativo digitale: l’autenticità e l’integrità del documento saranno attestate dall’apposizione della firma digitale da parte del soggetto emittente. Ovviamente esistono software che consentono di apporre firme digitali massive in pochi click.
Interviene a questo punto una figura cardine dell’intero processo di archiviazione ottica: il Responsabile della Conservazione, appositamente individuato all’interno della struttura pubblica o privata. Il RdC:
 Prende in carico il “pacchetto di versamento”, espressione con cui si indicano i documenti prodotti
 Verifica i requisiti tecnici e normativi obbligatori, esplicitati dalla normativa
 Realizza obbligatoriamente un “rapporto di versamento”, apponendovi anche un riferimento temporale
 Archivia i documenti in un “sistema di conservazione”
 Genera quello che le norme UNI SINCRO definiscono un “volume di conservazione”, sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata
 Produce un “pacchetto di distribuzione”, che consentirà a chi detiene i diritti di accesso (dipendenti, utenti della P.A., …) di visualizzare, esibire e utilizzare in genere il documento digitale

Il sistema di conservazione: ulteriori dettagli
Il sistema di conservazione è una piattaforma software e hardware in grado di assicurare la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati. Il sistema di conservazione sarà tale da garantire quelle caratteristiche definite dalla legge che fanno sì che il digitale conservi lo stesso valore legale del cartaceo:
 Integrità
 Affidabilità
 Leggibilità
 Reperibilità
Inoltre il sistema di archiviazione deve assicurare da un lato il trattamento dell’intero ciclo di gestione del documento digitale, dall’altro l’accesso, prescritto dalla norma, al documento stesso.
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